Sponsit Blog

Lees hier het laatste nieuws omtrent Sponsit.

Update: e-mailprofiel

27 oktober 2020

Zojuist hebben wij een update in Sponsit doorgevoerd. Wij hebben naast de huidige manier om facturen via Sponsit per mail te versturen een extra verzendmethode toegevoegd.

Waarom een extra verzendmethode?

In de afgelopen jaren verstuurden we alle facturen namens het e-mailadres die in het e-mailprofiel werd opgegeven. Dit is in veel gevallen nog steeds een goede manier, maar we zien dat meer e-mailproviders hun regels rondom deze vorm van mailen verscherpen. Om ervoor te zorgen dat alle facturen van onze klanten goed (blijven) aankomen hebben we een extra verzendmethode toegevoegd aan Sponsit.

Wat moet je doen?

Ben jij degene die facturen verstuurt uit Sponsit? Ga dan naar het dashboard. Hier staat een melding met een link naar het wijzig formulier van het E-mailprofiel. Klik hierop om te kijken of je iets moet aanpassen aan de verzendmethode van jouw e-mailprofiel. In sommige gevallen adviseren wij je de nieuwe methode te kiezen:

  • Versturen vanaf algemeen e-mailadres (nieuw)
    Facturen worden verstuurd vanaf het algemene e-mailadres facturen@sponsit.nl. De ontvanger ziet jouw naam in combinatie met dit e-mailadres. Reacties op de verstuurde facturen gaan naar je eigen e-mailadres. Met deze optie weet je zeker dat de e-mails vanuit Sponsit (nu en in de toekomst) niet door veranderende regels worden geblokkeerd.

Zonder Sponsit al 6 jaar eerder gestopt

26 maart 2020

Ad Spruit en onze medewerker Henk

In 1999 werd Ad Spruit gevraagd om in de sponsorcommissie van MSV’19 uit Montfoort plaats te nemen. Nu 21 jaar later zit hij nog steeds in de sponsorcommissie en kwam hij even bij ons op kantoor langs om zijn ervaringen te bespreken.

“Toen ik in 1999 begon was er bij MSV’19 niets op papier gezet. We moesten elk jaar alle sponsors vragen of ze ook het volgende jaar wilden doorgaan met het sponsoren van de vereniging. Dit was een erg tijdrovende klus en daarom zijn we contracten gaan opstellen die zonder opzegging telkens met één jaar stilzwijgend verlengd werden. Deze sponsorcontracten werden in ordners bij mij thuis bewaard. Ik woonde toen heel klein dus die orders lagen in mijn nachtkastje naast mij bed. Als iemand van het bestuur of een ander commissielid dan iets wilde weten over een bepaalde sponsor dan moest ik naar de slaapkamer om dat uit te zoeken.”

Door de jaren heen bouwde Ad met zijn sponsorcommissie aan een groot sponsorbestand van zo’n 130 sponsors. De contracten bleven in de ordners zitten en er werd met Excel gewerkt om alles zo goed mogelijk bij te houden.

“Na 15 jaar vond ik het wel mooi geweest en wilde ik eigenlijk stoppen met de sponsorcommissie. Vanwege kinderen kreeg ik steeds minder vrije tijd beschikbaar en dan moet je keuzes maken. Toen ik in 2014 uit de commissie wilde stappen zocht ik naar een goede manier om de continuïteit te waarborgen en de kennis en afspraken over te dragen. Die kennis zat deels in Excel maar ook veel was niet vastgelegd en zat in mijn hoofd. In mijn zoektocht naar een oplossing kwam ik bij Sponsit uit. In dit programma kon ik alle sponsors, contracten en aanvullende afspraken zetten. Doordat andere commissieleden en de penningmeester ook toegang kregen tot Sponsit kreeg ik eigenlijk steeds minder vragen. Ook kon ik snel even tussen de druktes door de database aanpassen of raadplegen via mijn mobiel. Door de komst van Sponsit werd het dus een stuk leuker én makkelijker om in de sponsorcommissie te zitten”

In de afgelopen 6 jaar heeft Sponsit het systeem doorontwikkeld en zaken als een facturatiemodule en een contractenmodule toegevoegd.

“Ik kan echt wel stellen dat ik zonder Sponsit al 6 jaar geleden was gestopt met de sponsorcommissie en met de komst van de facturatiemodule en de contractenmodule kost het allemaal nóg minder tijd. Als je als sponsorcommissie zorgt dat de sponsordeal goed in Sponsit staat dat kan het contract en de factuur automatisch aangemaakt en verstuurd worden. Het is nu echt allemaal veel behapbaarder en overzichtelijker dan in het Excel tijdperk”.

In 2019 is MSV’19 gefuseerd met vv Montfoort dat ook gebruik maakte van Sponsit. Met deze fusie is onder de naam Montfoort S.V.’19 een vereniging ontstaan van 1200 leden en meer dan 200 sponsors.

“Door de fusie moesten de twee Sponsit-pakketten worden samengevoegd. Daarbij kregen we gelukkig hulp en advies van Sponsit. Met zoveel sponsors is het belangrijk om alle contracten en specifieke wensen van ondernemers goed bij te houden. Sponsit is voor de continuïteit van het sponsorbeleid en het behoud en werving van onze sponsors heel erg belangrijk. Wellicht maak ik nu de 25 jaar sponsorcommissie wel vol maar als dat niet zo is dan draag ik via Sponsit alle relevante informatie heel eenvoudig over aan mijn opvolger en daar was het me eigenlijk allemaal om begonnen”.

Sinds 2012 ondersteunt Sponsit al meer dan 1500 verenigingen en stichtingen in het beheren van alle sponsorzaken. Ben je ook benieuwt wat Sponsit voor jou kan betekenen, dan kun je op de website www.sponsit.nl vrijblijvend een gratis-account aanmaken en meer informatie lezen.

Verborgen functionaliteiten (deel 2)

8 juli 2019

Om Sponsit overzichtelijk te houden hebben wij sommige functionaliteiten ietwat “verborgen”. Dit doen we met functionaliteiten die sporadisch gebruikt worden. In deze Blog-serie vertellen we je graag welke functionaliteiten het zoal betreft en hoe ze werken.

Notulen maken

Als sponsorcommissie zal je geregeld bij elkaar komen om te vergaderen over de voortgang en huidige stand van zaken. In Sponsit kun je de notulen maken, opslaan en direct per mail naar alle betrokkenen versturen. Dit is hoe het werkt:

  • Ga naar je accountpagina (tandwieltje rechtsboven);
  • Klik op het tabje “Notulen” en klik op de button “Notulen maken”;
  • Vervolgens kun je de notulen opmaken;
  • Als de notulen af zijn dan kun je aangeven wie de notulen moeten ontvangen en de bijbehorende mail tikken;
  • Klik dan op “Opslaan en Versturen” en je bent KLAAR!
Bekijk het archief →
Nieuwsgierig naar Sponsit? Maak gratis account aan