Privacy Statement

Laatst gewijzigd op vrijdag 27 maart 2026

Privacy-Statement.pdf
Document versie 27 maart 2026

Dit is het Privacy Statement van Sponsit ("Sponsit", "wij", "ons"). Dit Privacy Statement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van uw bezoek aan sponsit.nl (verder: de Website), uw gebruik van de Sponsit-applicatie via account.sponsit.nl (verder: het Sponsit-account) alsmede op de verwerking van persoonsgegevens van personen die via de Sponsit-contractenmodule worden uitgenodigd een contract digitaal te ondertekenen (verder: ondertekenaars). In dit Privacy Statement leggen wij uit welke persoonsgegevens we verwerken wanneer u de Website bezoekt en/of het Sponsit-account en/of onze contractenmodule gebruikt als ondertekenaar, en waarom we deze gegevens verwerken. Zo snapt u precies hoe wij werken.

Wij zijn ons ervan bewust dat u vertrouwen in ons stelt. Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen. Sponsit gebruikt alle persoonsgegevens die aan haar wordt verstrekt alleen voor de doeleinden, zoals die in dit Privacy Statement zijn omschreven. De rechtsverhouding tussen u en Sponsit wordt beheerst door Nederlands recht en de verwerking van persoonsgegevens geschiedt dan ook in overeenstemming met in Nederland toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van privacy, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Welke persoonsgegevens verwerkt Sponsit en waarom?

1. Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Sponsit verzamelt persoonsgegevens wanneer u:

  • een Sponsit-account aanmaakt;
  • wordt uitgenodigd door een andere Gebruiker vanuit een bestaand Sponsit-account;
  • een Sponsit-account gebruikt;
  • contact opneemt met de supportafdeling van Sponsit;
  • als digitale ondertekenaar een contract ontvangt en/of ondertekent via de contractenmodule van Sponsit;
  • de Website bezoekt.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de wijze waarop u gebruikmaakt van onze diensten, kan Sponsit de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • volledige naam, telefoonnummer en e-mailadres;
  • gebruikersnaam (accountgegevens);
  • factuurgegevens;
  • technische en functionele informatie over uw bezoek aan de Website en het gebruik van het Sponsit-account, zoals IP-adres;
  • cookiegegevens.

Ten aanzien ondertekenaars van contracten via de contractenmodule verwerkt Sponsit de volgende gegevens namens de verwerkingsverantwoordelijke (de partij die het contract heeft verstuurd):

  • naam en e-mailadres van de ondertekenaar (aangeleverd door de verwerkingsverantwoordelijke);
  • de digitale handtekening;
  • audit trail-gegevens: IP-adres, tijdstip van ondertekening en apparaatinformatie;
  • het ondertekende document.

3. Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

Sponsit gebruikt uw persoonsgegevens voor:

  • het aanmaken en bevestigen van een Sponsit-account;
  • het mogelijk maken van toegang tot en gebruik van het Sponsit-account;
  • het informeren over systeemupdates;
  • het verzenden van automatische meldingen vanuit het Sponsit-account;
  • het leveren van support;
  • het verzenden van facturen en het voeren van administratie;
  • het faciliteren van digitaal onderteken van contracten;
  • het beheren van digitaal ondertekende contracten via de contractenmodule van Sponsit
  • het waarborgen van de goede werking, beveiliging en optimalisatie van de Website.

4. Op welke grondslag verwerken wij uw persoonsgegevens?

Sponsit verwerkt uw persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

Uitvoering van de overeenkomst

Voor zover u namens uw vereniging een Sponsit-account aanmaakt en/of daarvan gebruikmaakt, verwerkt Sponsit uw persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor het aanmaken en beheren van uw account, het mogelijk maken van toegang tot en gebruik van de applicatie, het leveren van support en facturatie en administratie.

Voor ondertekenaars geldt dat Sponsit optreedt als verwerker namens de verwerkingsverantwoordelijke (de partij die het contract heeft verstuurd). De grondslag voor de verwerking is de uitvoering van de overeenkomst die de ondertekenaar aangaat door het contract te ondertekenen. Sponsit bepaalt zelf geen doel of middelen voor deze verwerking.

Gerechtvaardigd belang

Daarnaast verwerkt Sponsit persoonsgegevens op basis van haar gerechtvaardigde belangen:

  • Het waarborgen van de beveiliging en stabiliteit van de Website en het Sponsit-account;
  • Het bieden van support;
  • Het analyseren en verbeteren van functionaliteiten en gebruikerservaring.

5. Digitale ondertekening via de contractenmodule

Indien u via Sponsit een contract digitaal ondertekent, treedt Sponsit uitsluitend op als technisch verwerker. De partij die u het contract heeft aangeboden is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Sponsit verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend op instructie van deze partij en heeft geen zelfstandige zeggenschap over het doel of de middelen van de verwerking.

De bewaartermijn van uw gegevens en het ondertekende document wordt bepaald door de verwerkingsverantwoordelijke – de partij die u het contract heeft aangeboden. Voor vragen over de bewaartermijn of het uitoefenen van uw privacy rechten (zoals inzage, correctie of verwijdering) kunt u contact opnemen met die partij. Voor technische vragen over de verwerking door Sponsit kunt u terecht via info@sponsit.nl.

Voor een overzicht van de persoonsgegevens die in dit kader worden verwerkt, verwijzen wij naar punt 2 van dit Privacy Statement.

Aan wie verstrekt Sponsit gegevens?

Sponsit zal uw persoonlijke gegevens nooit verkopen of verhuren. Sponsit zal uw gegevens niet aan derden verstrekken zonder uw voorafgaande toestemming, tenzij zij daartoe gehouden is op grond van een wettelijke bepaling of dit voor de uitvoering van een overeenkomst noodzakelijk is.

Voor de uitvoering van haar diensten maakt Sponsit en in het kader van de Website gebruik van de volgende derde partijen die in opdracht van Sponsit persoonsgegevens verwerken:

  • TransIP B.V., gevestigd te Leiden, Nederland ten behoeve van serverhosting.
  • Cloudconvert GmbH, gevestigd te München, Duitsland ten behoeve van documentconversie.
  • Postmark (AC PM LLC), gevestigd te Chicago, Verenigde Staten ten behoeve van het versturen van e-mails. De doorgifte van persoonsgegevens aan Postmark vindt plaats op basis van het EU-US Data Privacy Framework, waarmee AC PM LLC gecertificeerd is, en op basis van Standaard Contractuele Clausules (SCCs) zoals goedgekeurd door de Europese Commissie.

Wat zijn cookies en hoe gebruikt Sponsit deze?

Een cookie is een klein tekstbestandje dat wordt geplaatst op uw harde schijf door het systeem van de website die u bezoekt. Een cookie bevat informatie over uw bezoek aan de website. Een cookie kan alleen herkend worden door de server waar u het van hebt gekregen.

Er wordt door het Sponsit-account gebruikt gemaakt van functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de applicatie. Daarnaast maakt de Website gebruik van first party analytics cookies, waarmee bijvoorbeeld wordt gemeten welke pagina's van de Website u het vaakst bezoekt en de duur van het Websitebezoek. Hierbij worden alleen geanonimiseerde gegevens verzonden en krijgen derden geen toegang tot de verzamelde gegevens.

U heeft de mogelijkheid uw browser in te stellen zodat cookies worden geweigerd. Hierdoor zal uw gebruik van uw Sponsit-account wel negatief beïnvloed kunnen worden.

Hoe beschermt Sponsit uw gegevens?

Sponsit draagt gelet op de aard van de gegevens en de stand van de techniek zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

Hoe lang bewaart Sponsit uw gegevens?

Sponsit bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doeleinde waarvoor de gegevens zijn verzameld, tenzij Sponsit wettelijke verplicht is om gegevens langer te bewaren. Concreet hanteert Sponsit de volgende bewaartermijnen:

  • Accountgegevens: Sponsit bewaart de gegevens met betrekking tot het Sponsit-account gedurende de periode dat het account actief is. Na beëindiging of verwijdering van het account verwijdert Sponsit de bijbehorende accountgegevens na 2 maanden.
  • Factuurgegevens: Sponsit bewaart factuurgegevens overeenkomstig de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.
  • Gegevens uit de contractenmodule (ondertekenaars): De bewaartermijn voor gegevens die worden verwerkt in het kader van digitale ondertekening wordt bepaald door de verwerkingsverantwoordelijke – de partij die het contract heeft verstuurd. Sponsit bewaart deze gegevens totdat de verwerkingsverantwoordelijke opdracht geeft tot verwijdering. De verwerkingsverantwoordelijke is zelf verantwoordelijk voor het naleven van de toepasselijke bewaartermijnen.
  • Technische en functionele gegevens, cookiegegevens: Technische en functionele gegevens en cookiegegevens worden bewaard gedurende 12 maanden na het moment van vastlegging.
  • Contactinformatie: Indien u geen Sponsit-account heeft en contact opneemt met Sponsit, bewaart Sponsit de gegevens met betrekking tot dit contactmoment tot 12 maanden na het laatste contact.

Welke rechten heeft u?

U hebt het recht Sponsit te vragen welke persoonsgegevens zij van u verwerkt (recht op inzage). Sponsit zal op dit verzoek schriftelijk reageren.

Indien de persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, heeft u het recht om deze te laten verbeteren of aan te vullen (recht op rectificatie). Daarnaast heeft u het recht om Sponsit te verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen (recht op gegevenswissing). Op dergelijke verzoeken zal Sponsit zo spoedig mogelijk reageren. Tevens kunt u voortdurend de persoonsgegevens die u bij het aanmaken van het Sponsit-account heeft opgegeven zelf wijzigen, aanvullen en/of verifiëren via uw Sponsit-account.

Onder bepaalde omstandigheden heeft u tevens het recht om:

  • ons te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken (recht op beperking);
  • bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (recht op bezwaar);
  • de door u verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen (recht op dataportabiliteit).

Ondertekenaars die gebruik hebben gemaakt van de contractenmodule dienen voor het uitoefenen van hun rechten in eerste instantie contact op te nemen met de partij die hen het contract heeft aangeboden, aangezien die partij de verwerkingsverantwoordelijke is. Voor technische vragen over de verwerking door Sponsit kunt u terecht via info@sponsit.nl.

U kunt uw rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar info@sponsit.nl.

U heeft tot slot het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien u het niet eens bent met de wijze waarop Sponsit uw gegevens verwerkt. Dit kan via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/.

Kan Sponsit dit Privacy Statement wijzigen?

Indien Sponsit mocht besluiten haar Privacy Statement te wijzigen, dan worden deze wijzigingen direct opgenomen in haar Privacy Statement. Indien wettelijk vereist zullen wij u daarover informeren. Wij raden u aan om regelmatig de Website en de betreffende pagina waarop het Privacy Statement wordt weergegeven, te raadplegen om er zeker van te zijn dat u kennis hebt genomen van enige wijzigingen.

Heeft u een vraag of verzoek?

Als u vragen of verzoeken heeft over het Privacy Statement van Sponsit dan kunt u contact met ons opnemen via:

E-mail: info@sponsit.nl
Post: Sponsit V.O.F., Grebbeberglaan 15, 3527 VX te Utrecht (Nederland)