Blog

Het is maandagochtend 11:00 als we het zonovergoten terrein van RKSV Juliana Mill opstappen om de prijs voor de winnaar van onze Sponsit 10-jaar actie uit te reiken. We worden hartelijk welkom geheten door Edwin Nass (sponsorcommissie) en spreken met hem over de sponsoring van de club. Wat direct bij aankomst opvalt is dat er naast de gebruikelijke hoofdsponsors een speciaal bord hangt met de aankondiging van de nieuwste sponsor van de club.

Edwin: Deze stellage is zo gemaakt dat we het bord van een sponsor hier eerst een paar weken prominent kunnen ophangen om vervolgens het bord op zijn vaste plek langs het veld te hangen. We maken hier dan een foto met de sponsors om de sponsordeal aan te kondigen en het werkt enthousiasmerend voor andere bedrijven om bij ons te sponsoren.

RKSV Juliana Mill is een voetbalclub gelegen in het Noord Oosten van Noord-Brabant. De ongeveer 600 leden hebben de beschikking over een accommodatie met 5 velden en een clubhuis inclusief grote hoofdtribune. Ongeveer 3 jaar geleden is Juliana Mill aan de slag gegaan met hun Sponsit-account.

Edwin: In 2018 startte een nieuwe sponsorcommissie bestaande uit 4 personen. Ik was er hier één van en we zochten naar een manier om de sponsoring te digitaliseren. De penningmeester wees ons op het Sponsit-account en toen zijn we met een groepje mensen alle bestaande contracten in het systeem gaan zetten. We voerden alle sponsordeals op en voegde daar een ingescand contract aan toe. Eigenlijk was het zo gedaan en dit gaf ons de perfecte start om de sponsoring professioneler aan te pakken. Op basis van alle ingevoerde contracten ben ik met mijn laptop op de tribune gaan zitten en hebben we een rondje gemaakt om te zien welke borden er weggehaald moeten worden en welke er mochten blijven hangen.

Sinds 2019 is het sponsorbestand van RKSV Juliana Mill uitgegroeid naar meer dan 150 sponsors en zijn de sponsorinkomsten voor de club meer dan verdubbeld. Zoveel sponsors vraagt om een goede structuur zodat alle afspraken nagekomen worden en sponsors behouden blijven.

Edwin: In het begin hebben we een enquête gehouden onder onze sponsors met de vraag hoe de sponsoring beviel. Hierop kregen we terug dat er eigenlijk weinig contact was en dat er het ene jaar wel en het andere jaar geen factuur werd verstuurd. Met Sponsit hebben we dit nu ondervangen, want de penningmeester van de club heeft ook toegang tot Sponsit en hij maakt en verstuurd alle facturen vanuit Sponsit.

Terwijl we met Edwin in de bestuurskamer zitten te praten zien wij het klusteam (een groep gepensioneerde mannen) op de velden hard aan het werk om de accommodatie tiptop in orde te brengen.

Edwin: We hebben over de jaren heen alle processen die bij onze sponsoring komen kijken uitgeschreven. Zodra het contract is ondertekend wordt deze opgevoerd in Sponsit. Vervolgens worden alle tegenprestaties gemaakt en ons klusteam zorgt ervoor dat de tegenprestaties op de juist plek worden opgehangen. Hierdoor hebben we het proces van het binnenhalen van sponsors tot aan de facturatie goed onder controle.

Het is duidelijk dat de sponsoring bij RKSV Juliana Mill er goed voorstaat en onze vraag is dan ook of hij nog tips heeft voor andere sponsorcommissies en uiteraard voor Sponsit.

Edwin: Zorg ervoor dat je de processen goed in kaart brengt en dat je de verschillende taken in kleine brokken opknipt. De tijden dat iemand zowel de lijnen op het veld kalkt, de sponsoring doet en de bar bemant zijn voorbij. Mensen willen graag iets bijdragen als ze weten wat ze moeten doen en hoeveel tijd het ze kost. Dan maken vele handen echt licht werk. En voor Sponsit zou ik graag nog meer inzicht willen hebben in de sponsors met natura afspraken. Nu moet ik elke deal afzonderlijk openklappen om te zien of ze iets in natura sponsoren en dat is toch wel een beetje omslachtig.

Dat advies nemen wij ons ter harte (in de nieuwste versie hebben we dit dan ook direct verbeterd) en aan het einde van ons gesprek reiken wij de prijs van onze Sponsit 10-jaar actie uit. We willen Edwin hartelijk danken voor de ontvangst.

Mocht je zelf geïnteresseerd zijn in wat Sponsit voor jouw vereniging of stichting kan betekenen, neem dan contact met ons op of maak geheel vrijblijvend een proef-account aan om het zelf uit te proberen.