Blog

Het afsluiten van een sponsorcontract vergt vaak meerdere stappen: een document opstellen, versturen, wachten op een handtekening en het getekende exemplaar inscannen en archiveren. Met de nieuwe functie voor elektronisch ondertekenen stroomlijnt Sponsit dit proces van begin tot eind.

Hoe werkt het?

Vanuit Sponsit stel je in wie vanuit jouw vereniging of stichting als ondertekenaar (max. 2 personen) optreedt. Vervolgens upload je een contract of maak je er één aan via een bestaande template in Sponsit. Je bepaalt zelf waar de handtekeningen in het document komen te staan, waarna je alle ondertekenaars een e-mail stuurt met een link om het contract te ondertekenen.

Zodra alle partijen hebben getekend, ontvangen zij het volledig ondertekende contract per e-mail. Het document wordt automatisch opgeslagen bij de betreffende sponsordeal in Sponsit. Wijst een ondertekenaar het contract af? Dan ontvangt de verzender direct een melding met de opgegeven reden, zodat het contract aangepast en opnieuw verstuurd kan worden.

Ondertekenmethode inclusief digitaal bewijs

Sponsit maakt gebruik van de Simple Electronic Signature (SES), een methode die wettelijk is vastgelegd in de Europese eIDAS-verordening. De identiteit van ondertekenaars wordt geverifieerd via het e-mailadres en de persoonsnaam. Het ondertekende contract wordt automatisch, inclusief een digitaal logbestand (audit-trail) met wie wanneer heeft ondertekend, opgeslagen in het sponsordossier. Het PDF-contract wordt verzegeld met een digitaal certificaat. Hiermee is het contract aantoonbaar onveranderd sinds de ondertekening.

Beschikbaar vanaf het Medium-pakket

Elektronisch ondertekenen is onbeperkt beschikbaar voor alle gebruikers vanaf het Medium-pakket. Beheerders kunnen deze functie activeren via Instellingen → Contracten. Heb je nog geen Medium-pakket? Dan kun je dit in het Sponsit-account zelf omzetten.

Uitgebreide uitleg over het instellen en gebruiken van de functie is te vinden op onze helppagina.

Voordelen

• Eenvoudige ondertekening via de e-mail
• Vier-ogenprincipe met een tweede ondertekenaar
• Verzegeld PDF-contract inclusief digitaal bewijs
• Geen gedoe meer met inscannen en uitprinten van contracten