Blog

In april van dit jaar hebben we het digitaal ondertekenen aan Sponsit toegevoegd. Sindsdien maak je niet alleen een contract op basis van de sponsordeal in Sponsit, maar stuur je deze ook direct naar je sponsor om digitaal te laten ondertekenen. Recent hebben wij onze contractenmodule verder verbeterd en hieronder lees je wat er allemaal veranderd is.

Even kort: zo werkt digitaal ondertekenen

Je kunt in Sponsit op basis van een sponsordeal een contract maken en deze via Sponsit naar alle ondertekenaars mailen. Zowel de sponsor als de vereniging ondertekent het contract dan digitaal. Daarna krijg je automatisch een bericht en wordt het ondertekende contract meteen opgeslagen bij de juiste sponsordeal van die sponsor. Je hoeft dus niets meer te printen, te scannen of zelf op te slaan.

Nieuw: een tweede ondertekenaar namens de sponsor

Tot nu toe kon in Sponsit maar één persoon namens de sponsor tekenen. Dat hebben we nu veranderd en kan er ook een tweede ondertekenaar namens de sponsor worden toegevoegd. Beide ondertekenaars krijgen het contract per mail en tekenen het digitaal. Zodra iedereen heeft getekend, wordt het ondertekende contract automatisch opgeslagen in Sponsit en naar elk van de ondertekenaars gemaild.

Op je dashboard zie je nu direct wat nog openstaat

Sinds onze laatste update zie je nu op het dashboard niet alleen hoeveel contracten er verstuurd en ondertekend zijn maar ook hoeveel er wachten op ondertekening. Zo weet je bij het inloggen meteen of er nog iets openstaat. Klik je op dit aantal? Dan ga je naar de sponsordeallijst en zie je direct de sponsordeals waarvan het contract nog niet is ondertekend. Zo weet je snel bij welke sponsors je nog even moet navragen of alles goed is aangekomen.

De status per sponsordeal bekijken

Wil je weten hoe het ervoor staat met het contract van één sponsor? Open dan het dossier van de sponsor en ga naar het tabblad Sponsordeals. Hier staan alle sponsordeals van deze sponsor op een rij en heeft de sponsordeal een “schild icoon” dan is hier een digitaal contract van verstuurd. Is dit icoon grijs van kleur dan is hij nog in afwachting en is hij groen dan is het contract volledig ondertekend. Als je op een sponsordeal klikt dan kun je hier precies zien wie er al wel en nog niet ondertekend heeft.

Ondertekend? Dan staat alles op zijn plek

Zodra de sponsor heeft getekend, dan krijgen alle ondertekenaars hiervan een melding (inclusief de persoon die het contract ter ondertekening vanuit Sponsit heeft verstuurd). Het aantal openstaande contracten op je dashboard wordt dan ook bijgewerkt. Je vindt het ondertekende contract terug bij de sponsordeal en ook onder het tabblad bestanden in het dossier van de sponsor.

Tip: combineer het met deal dupliceren

Verleng je een aflopende deal met dezelfde inhoud? Dupliceer dan deze sponsordeal door gebruik te maken van de knop met de drie puntjes die je ziet zodra je de sponsordeal openklapt. Maak vervolgens vanuit de nieuwe deal een contract aan en verstuur het direct ter ondertekening. Zo heb je in een paar klikken een bestaande sponsordeal verlengd.