Stap 4. Facturen

In Sponsit maak je facturen op basis van sponsordeals. Zonder sponsordeals is het daarom niet mogelijk om facturen te maken.

De facturenlijst
De facturenlijst bestaat uit 2 tabbladen: Gefactureerd en Nog niet gefactureerd. Onder "Gefactureerd" staan alle reeds gemaakte facturen, onder "Nog niet gefactureerd" staan sponsors die nog niet volledig gefactureerd zijn. Zodra een sponsor volledig gefactureerd is verdwijnt deze uit de nog niet gefactureerd lijst. Als je de lijsten bij elkaar optelt dan is dit gelijk aan het totaal van de sponsordeals. Aan het eind van een jaar/seizoen is de "Nog niet gefactureerd" lijst als het goed is leeg.

In de "Nog niet gefactureerd" lijst kun je op "maak factuur" klikken. Als een sponsor maar 1 sponsordeal heeft dan zal de factuur automatisch gevuld worden op basis van die ene deal. Als een sponsor meerdere deals heeft dan die je bij het maken van de factuur zelf te kiezen welke je op de factuur wilt zetten. Dit kan er één maar ook meerdere zijn. Verder is het mogelijk om de bedragen op de factuur aan te passen. Hierdoor kun je in termijnen factureren, het restbedrag blijft openstaan in de "Nog te factureren" lijst.

Zie welke sponsoren nog gefactureerd moeten worden

Factuur maken
Zodra je de eerst factuur gaat maken wordt er gevraagd om de opmaak van de factuur te bepalen. Hiermee bepaal je hoe je facturen eruit zien en welke informatie erop komt te staan. Je hoeft dit maar een keer in te richten. Je kunt de factuur opmaak later wel wijzigen door naar "Account & Instellingen" te gaan.

Als je dan de eerste factuur maakt dan kom je op het aanmaakscherm alwaar je nog het nodige kunt aanpassen. Als de factuur naar wens is dan sla je hem op en wordt het een pdf in Sponsit die je kunt downloaden om vervolgens per post of per mail te versturen.

Maak een factuur op basis van je eigen layout

Factuur versturen
Het is mogelijk om gemaakte facturen direct naar de sponsor te versturen per e-mail. Dit doe je door de factuur open te klappen (klik op het details knopje) en vervolgens op versturen te klikken. De allereerste keer wordt er gevraagd om een "e-mailprofiel" in te richten. Op basis van deze gegevens worden de factuur e-mails verstuurd. Er is altijd maar één gebruiker die het e-mailprofiel mag gebruiken (meestal de penningmeester).

Verstuur vanuit Sponsit de factuur naar je sponsor per e-mail
Nieuwsgierig naar Sponsit? Maak gratis account aan